Ernest 的 個人知識系統 工作流程 (2021)

Published:
  Lastmod: 2023-03-01
by Ernest Chiang

(Photo by Ash Edmonds on Unsplash)

從小，國小時候吧，就對筆記本情有獨鍾，喜歡在小本子上記錄一些數字、溫度、時間、窗外隔壁棟大樓的鴿子有幾隻、繞一圈飛行回鴿舍需時多久等等之類。隨著年紀逐漸增長，一直將筆記本視為記錄、備忘、快速複習的工具，總覺得跟自己的工作流程搭配不起來，不論是工作上或是家庭上。直到最近幾年，比較融會貫通了些，記錄一下當下自己的 個人知識系統 (PKM) 工作流程。這套工作流程是從許多比我更聰明、更專注在 PKM、Smart Notes 等領域的人們的各種分享中，我自己融會理解並針對我個人情境所歸納出的流程。我的流程不一定會適合每一個人，但希望藉由分享思路，能帶出一些對話和討論，讓我們、甚至是我們的下一代能夠減少摸索的時間，而能提昇學習或工作效率，進而對社會或人類有些許貢獻。

本文章有新版本囉！👉 Ernest 的 個人知識系統 工作流程 (2023)

【本文聆聽版】

Titan 和我於 星箭廣播 錄製的這集
EP137 Podcast - 喜歡把問題複雜的人如何設計個人知識系統（ft. Ernest）

我將「個人知識系統」拆開來看，分成「個人」「知識」「系統」三個部分：

  • 個人：給自己用的，舒服就好，不要有壓力。
  • 知識：知識是對某個主題「認知」與「識別」的行為藉以確信的認識，並且這些認識擁有潛在的能力為特定目的而使用。1
  • 系統：有流程、有工具、可能可以自動化。

健忘的人總還是健忘（啊別誤會，就是我自己），可以藉由融入 情境 (context)，並為自己設計各種 觸發點 (trigger)，來讓自己展開工作任務。搭配循環檢視，形成內週期。搭配目標導向，形成外輸出。

我預計（希望）會回頭逐步更新本文的內容，隨著時間的過去，有些工具也許會有些調整，本文內容將包含 7 個流程步驟：

  • 1️⃣ 資訊來源 Input sources
  • 2️⃣ 處理資訊來源的工具 Tools
  • 3️⃣ 儲存 Inbox
  • 4️⃣ 分數機制 Scoring
  • 5️⃣ 消化 Distilling
  • 6️⃣ 應用 Executing
  • 7️⃣ 輸出 Expressing

我切得比較細，各位做個參考，然後調出適合自己使用的流程步驟，自己順手、舒服、能持久即可。

文末附上兩個段落：

希望能對於各位打造自己的 PKM 有所幫助。

「給自己用的，舒服就好，不要有壓力。」

1️⃣ 資訊來源 Input sources

在跨領域自學的過程中，會面對到各式各樣的資訊來源、以各種格式存在著，依照每個人的情況不同，有些形式的資訊來源會較容易吸收、有些則否、有些可以設計串連的工作流程做自動化、有些比較有架構、有些比較零散，端看我們自己的需求，定期或不定期地做調整。

底下列舉一些我常用的資訊來源種類 (input source types)，大家也可以觀察自己生活的各種層面、整理自己常用的。

graph LR; B(書籍 Books) --> IS(1. 資訊來源 Input Sources); A(文章 Articles) --> IS; V(影片 Videos) --> IS; P(Podcasts) --> IS; C(課程 Courses) --> IS; CT(對話與想法 Conversations and thoughts) --> IS; class IS mermaidTier1; class B,A,V,P,C,CT mermaidTier2;

書籍

書籍多半是比較有結構性的資訊來源，而且相對扎實的內容、驗證過的內容、整理過的內容。

當然也會有一些書籍，其實屬於多篇文章的集合體，這就交給後面的章節「分數機制」來做篩選，或是挑選部分段落閱讀。

哪些情況下我會選擇閱讀書籍：

  • 大部分書籍相當便宜。（別誤會我的意思，售價的絕對值可能相比於我們每人所處當下的狀態，有可能是負擔不起，但相比於作者所投注的心力、時間、資源，能以如此售價取得相對完整的知識內容，大部分是相當便宜的。）
  • 在書籍的選擇上，我多半會選擇已有一段發表時間的經典書籍，如此會有比較多人已經幫我篩選過、甚至分析過書中的那些案例。在書籍發表後的歷史演進中，哪些經得住起驗證、哪些則否、是否需要加入新的參數來做判斷等等。
  • 綜合以上兩點，若以電子書形式取得，往往取得成本又更便宜，且有機會串連數位的工作流程進行筆記彙整。

PKM 自動化：

  • 目前 Safari Books (O’Reilly Media)、Kindle 可以匯入到 Readwise 做彙整。
  • Kobo: 我還在調整流程中。

文章

文章指的是可以在短時間閱讀完畢的內容，例如 15 分鐘以內。提供比較破碎、片段、即時的資訊或知識，通常需要後續加工、組織、連結才能轉換成方便使用、隨時可用的知識。

我目前會先將各處收集到的文章都流入 Instapaper 再進行閱讀（當然也會遇到有些中文內容沒有遵守 HTML 語意結構而內容缺失的狀況，但通常在這類平台上的文章也通常可以略過不看、或繼續鼓勵自己閱讀其他語言的文章）。

哪些情況下會閱讀文章：

  • 運用破碎時間（等待、等人、等交通工具、等上菜之類）
  • 取得成本低（但是開採成本高，因此需要配合分數機制來做來源篩選，提高轉換效率）

取得文章的方式很多采多姿，我採取的是各種平台（電腦瀏覽器、手機各種 app）都可以很輕便地將一篇文章 URL 收集起來稍後再閱讀的 Instapaper，並且進一步採用了 Instapaper Premium，主要使用其「Unlimited notes」功能，並從 Instapaper 匯入到 Readwise 做彙整。

如果在手機上某些情況下無法將 URL 丟進 Instapaper，則會考慮改丟進 Todo 工具的 ToRead Inbox 暫放。（有的時候只是放心安的 XDD）（但越放越多之後，就會良心不安，而開始正視自己是否需要如此的綻放區（綻放無誤！））

影片

看影片學習新知，總讓人覺得簡單好上手，只是，若從時間轉換效率觀點，不一定是最佳解。（我認識的朋友當中也有只能用看影片方式進行學習的，而且搭配一些提點，也是達成頗豐富的成果產出，所以請不要管別人的最佳解，只要有心，嘗試找到自己的最適解，比較實用。）

哪些情況下會觀看影片：

  • 需要圖片解釋、影片解釋的情境，例如學習食譜（一次看十幾個不同廚師用不同手法演繹一道菜色或食材）、新的軟體畫面操作（例如有陣子在學習設定 thinkorswim 的軟體操作畫面）、如何栽種植物等等。
  • 適合圖像記憶的學習者，同時透過影像、聲音、甚至字幕文字三種管道加深記憶印象
  • 讓腦袋放鬆的時刻
  • 隨著個人狀態可以調整影片播放速度

Podcast

Podcast 以音訊方式輸入到腦中，且大多時候可以騰出雙手，同時進行不同任務，通常進行的任務是不需要在使用到音訊接收資訊。我目前聆聽的比例較低，多半原因是資訊密度較低（聽大家自我介紹時間比較短的 clubhouse?!），但也還是會交給「分數機制」協助篩選訊源。

哪些情況下會聆聽 podcast：

  • 可以空出雙手進行其他任務時，但料理時我不行，需要聆聽廚房現場聲音
  • 更放鬆的時候
  • 收集一些故事

若聆聽比較豐富內容的 podcast 想做筆記，我目前使用 Airr 這款 app 在手機上聽取 podcast 內容，聽到想做筆記的片段，可以按下「前一首」的耳機功能鍵，預設 Airr 將擷取前 45 秒的音訊片段，稱為「AirrQuotes」，整段 podcast 聽完後，再去整理這些片段，輸入文字筆記。然後可以串接匯入到 Readwise 做彙整。

課程

課程的重要性其實我想安排在書籍之後，但後來想想還是先介紹比較單項細部的文章、影片、podcast（聲音）後，再來聊聊關於課程。

課程常常是多種感官整合在一起呈現給學習者的一種過程與環境。

高中時代在開放的校風中接觸了 Project Adventure (PA) 探索教育 的課程結構設計，開啟了我對課程設計、演講等的敲門磚，後續在大學攝影社、選修課延伸到電影與舞台，以及在 AIESEC 期間大量整理資料、練習演說的機會，讓我始終對教學、課程有種莫名的情感。

課程的源頭相近於書籍，講師（作者）針對某個議題或知識領域累積了大量時間的研究，爬梳出一種呈現的方式給予學習者（讀者）。以這把尺來作為衡量，能稍微進行分類，哪些值得深究、哪些是組裝、哪些是拼裝。另外幾把尺也許留到「分數機制」再來討論。

哪些情況會以課程方式作為訊源：

  • 跟書籍一樣，結構性、系統性知識架構，能大幅節省自己摸索的時間。（成本也跟書籍一樣，是事前篩選。）
  • 課程較書籍多出了與講師的互動、與同學們之間的互動。短期的互動是藉由問答解決當下問題或疑惑，中長期的互動可能會結交到相互交流一輩子的好朋友。

課程與書籍筆記處理方式類似，大致區分為實體與電子形式。

對話與想法

我將大多數 5 秒內輸入完畢的訊源都歸類到這個分類，涵蓋有正式會議、非正式會議、社交媒體 (Facebook posts/comments, Twitter tweets, Instgram posts, etc) 等等，大多數都是片段資訊，其中部分比例需要後製加工、重組，而這比例通常每個人的選擇會有所不同。

因為這裡提到了對話，其實有包含一部分的輸出，而輸出是與連結與創造有關係的，輸出的部分保留到後面章節再討論。

關於這類訊源會怎麼處理：

  • 大部分（一句話、或較短文句）我會先暫存在我的 daily notes 裡面。（屬於 fleeting notes）
  • 若是已通過「分數機制」的他人見解，會暫存到 insights notes 裡面。（屬於 fleeting notes）

2️⃣ 處理資訊來源的工具 Tools

Tags: Fleeting Notes

剛開始會很在意使用哪個工具，中間有一陣子會頗迷惘，這些工具大家都有使用，但為什麼別人有很棒的生產力，但我自己沒有產出之類的迷惘。

最後我開始嘗試追求：拆解本質、整合流程、達成目的。

改以有目的性地選擇適合自己的工具。

在工具的選擇上，我盡量以架構和流程優先，搭配著一些嘗試性的實驗，一步一步迭代、拼湊成我想要的樣子（💰沒有不見，只是…

有些手動的工具、或類比式（非數位化）的工具，我仍會使用，藉此完成較深刻的體驗（對我的大腦來說），以利於拆解步驟和屬性。

graph LR; T(2. 處理資訊來源的工具 Tools) --> R(閱讀); T --> RL(稍後閱讀); T --> A(彙整); class T mermaidTier1; class R,RL,A mermaidTier2;

閱讀

實體書籍取得方式相當多元，在此先略過。我目前的電子書籍閱讀的工具都具有畫線筆記 (highlights) 功能，其中 O’Reilly Safari Books (O’Reilly Media)、Amazon Kindle 可以匯入到 Readwise 做彙整，將畫線筆記 (highlights) 往我的工作流程下游移動。Kobo 我還在調整流程中。

O’Reilly Safari Books Online

現在稱為 O’Reilly Learning，但這樣我就記不得它是個看書的地方（初老症狀…），所以我還是管它稱為 Safari Books。我主要使用它來閱讀科技類、技術類的書籍。Safari Books 也有如 Pitch the Perfect Investment 這類投資、管理類的書籍。

我大約是從 2012 年左右開始使用 Safari Books，一開始是受到 Mozilla 基金會的贊助（大感謝 Reps Program 以及 MozTW 社群！），幾年用下來覺得很有幫助，後來任職的公司都有繼續贊助各種閱讀來源，其中也包含了 Safari Books。印象中是從月費 $40 左右開始訂閱的，目前的月費已經調漲到 $49（年費 $499），且增加了 O’Reilly 主辦的各場研討會錄影檔（算是省下許多門票費用）。

在接觸新的技術領域時，我會進行大量閱讀，一個月有看超過兩本原文書，例如兩本 O’Reilly 的書，訂閱這家就很划算。時不時有朋友問我說你被贊助了這些閱讀來源，你怎麼有時間看得完？我的思路是反過來，我的目標不是看完，而是解決手邊的問題。就如同這個段落開頭的第一句話，我將「接觸新的知識領域時」作為觸發點，或是「遇到問題時」作為觸發點，然後在手邊可及的各個閱讀來源中大量閱讀。

非常感謝大家的贊助（也期待更多贊助 :p

(Safari Books 上新書的速度很快，幾乎出版後一兩週內即可找到。也有新書預覽。)

(在電腦瀏覽器中，Safari Books 閱讀環境與 highlights。)

(Readwise 可以處理匯入 Safari Books highlights。)

Amazon Kindle

身為 AWS Community Hero，好像擁有一台 Kindle 也是滿合理的？但也不能這樣推論，因為我是先開始使用 Kindle App 閱讀 AWS 開發者文件，然後再購買實體 Kindle Paperwhite，後來才有機會成為 AWS Community Hero :p

雖然 Amazon Kindle 也有中文書店，但書籍種類與數量還在累積中。所以就讓 Amazon 發揮其專長，原文書和雜誌很齊全，主要使用 Kindle 閱讀英文書籍、（也會翻翻漂亮的食譜雜誌，參考大家都怎麼拍攝食物的照片）。

搭配 Amazon Prime 會員有附送 Prime Reading 裡頭有時（頻率很低就是）會出現不錯的書籍，例如「The 7 Habits of Highly Effective People」，或是可以借閱雜誌等等。

(雖然我的 Kindle Library 裡面有一些 AWS 文件，但誠實地說 Kindle 版本的文件更新較慢，後來還是看網頁版或 PDF 版本)

Kobo

我目前將中文電子書籍累積在這裡。六吋 Kobo Clara HD 電子閱讀器會放在隨身包包裡面，隨手可以取得之處，如果當時手上專案沒有特定書籍要閱讀，我會抓出 Kobo 閱讀器、或手機上的 Instapaper。

Readdle PDF Expert

有些情況下取得的文件資料是 PDF 格式，其中 Readdle 出品 PDF Expert 是百家爭鳴的 PDF 閱讀工具中我目前的選擇，目前可以無縫在 iPhone、iPad、macOS 之間接續閱讀和整理 highlights，其他平台也有其他不錯的選擇，選擇目標是：

  • 可以方便處理 highlights，往工作流程的下游傳送。
  • 可以讀取檔案同步空間（雲端空間比較抽象，任何空間有實作同步和權限功能皆可），可以較為無縫地跨裝置接續閱讀。若是習慣在同一個裝置完成一個檔案的閱讀，可省略。
    • PDF Expert 支援 iOS Files, iCloud, Dropbox, Google Drive, Box, OneDrive, WebDAV, SMB, FTP/SFTP 等等，所以理論上要打通 Amazon S3 也是可以（是有沒有這麼鐵粉 XDD），選一個好維護的即可。

也歡迎大家留言推薦我你愛用的 PDF 閱讀工具。

稍後閱讀

Readwise Reader

Readwise Reader 於 2021 年開始發出小範圍封閉測試，2022 Q4 公開 beta 測試。

更多介紹請參考這篇文章 整合 read-it-later、跨多種資訊來源、提升閱讀體驗: Readwise Reader。

Instapaper

通勤時、或短暫的空檔，我滿常用 Instapaper 來閱讀累積在裡面的文章。平常滑社交媒體、或朋友分享的文章，當下不一定有時間閱讀，我在 iOS/Android 平台上都有設定可以將網址分享進 Instapaper，然後等到閱讀時間再行閱讀。

在 Instapaper 的畫線筆記 (highlights) 和 註記 (annotations)，在 Instapaper 裡頭都算作 notes，可以設定串接匯入到 Readwise 。

Instapaper 的獲利來源是 Instapaper Premium 方案，單一方案，簡潔明瞭。$2.99 per month 或 $29.99 per year，如果你用得到 unlimited notes，不妨支持 Instapaper 一下。

優點：

  • 閱讀介面一致，使之專心閱讀。

缺點：

  • 因為是透過 Instapaper 派出的爬蟲來取得指定 URL 的文章，若遇到訂閱制網站則無法爬出取得文章內容。
  • 對於非訂閱制網站的公開內容，
    • 若遇到不符合 HTML 標準格式或語境脈絡的文章，Instapaper 爬蟲也無法解析。中文網站很多都是排版精美，但原始碼語境脈絡全無。
    • 若遇到頁面滑動才載入圖片的網頁，Instapaper 爬蟲也會造成缺圖。
    • 但原始 URL 還有保留，最慘就是回到原本的網頁閱讀。然後使用下一個工具 Hypothesis

Hypothesis

Hypothesis

(待補充)

彙整

Readwise

Readwise 可以從四面八方匯入畫線筆記 (highlights) 和 註記 (annotations)，集中處理，或當作匯集器/聚合器 (aggregator)，來將 畫線筆記 (highlights) 和 註記 (annotations) 往工作流程的下游傳送。例如很多人在 Readwise 匯集之後，匯出到 Evernote 或 Notion 或 Roam，有在雲上開 API endpoint 的 SaaS 服務應該都有機會。

可惜目前 (2021-?) 我的下游是本機電腦上的 Obsidian（正在等 Heptabase 支援擴充套件），沒有雲上的 API endpoint 可以接收 Readwise 的定期匯出。好險山不轉、人轉，Obsidian 裡頭有兩個以上的 Readwise 套件，可以設定成定期打 Readwise API 匯入到 Obsidian 形成一個一個 .md 檔案。

Readwise 完整版月費 $7.99，跟省下來彙整來自四面八方筆記的總時間相比，我決定支持 Readwise。剛開始使用有免費 30 天試用，很值得試試看。

目前 Readwise 是我的 fleeting notes 很重要的一環。

graph LR; K(Kindle) --> RW; AB(Apple Books) --> RW; M(Medium) --> RW; A1(Articles) --> IOS(iOS); A2(Articles) --> A(Android); A3(Articles) --> B(Browsers on laptops/desktops); IOS --> IN; A --> IN; B --> IN; IN(Instapaper) --> RW(Readwise); H(Hypothesis) --> RW; GR(Goodreads) --> RW; Airr(Airr) --> RW; RW --> O(Obsidian); class RW,IN,K,AB,M,H,GR,Airr mermaidTier1;

Todoist

(待補充)

畫線筆記 和 註記

畫線筆記 (highlights) 和 註記 (annotations) 之間有什麼不同？ 2

3️⃣ 儲存 Inbox

Tag: 知道, Slip box, Literature Notes

  • 有個 Inbox 隨時可以馬上筆記（未來再做分類）
  • 別太在意格式（看看 Tiago Forte 的筆記格式）
  • 使用比較多人使用的工具，有比較高的機會有現成的自動化工具（省時）
  • 開始任何動作之前，先確立目標，寫下來（放在一個等一下可以打勾完成的地方）

(待補充)

4️⃣ 分數機制 Scoring

  • 分數機制
    • 多個資訊來源
    • 但太多資訊來源會產生問題
      • 資訊量太多
      • 資訊需要過濾與整理，才儲存
      • 事實？還是推論？還是假資料？
      • 自己驗證？還是別人幫忙驗證？自己驗證的正確率？別人驗證的正確率？大家有各自專長的領域。
    • 幫每個資訊來源打分數
      • 分數高的優先取用、或優先處理
      • 分數低的有空再處理
      • 分數零分的直接丟掉，不要浪費人生

(待補充)

5️⃣ 消化 Distilling

Tags: Permanent Notes

（原本是「整理」，後來改成「消化」）

  • 循環審視、自己的想法、用自己的話來說明
  • 產出物：整理過、消化過的知識地圖
  • 產出物：模式 (pattern) = trigger + action + parameters

(待補充)

6️⃣ 應用 Executing

Tags: 做到

(待補充)

7️⃣ 輸出 Expressing

Tags: 教別人做到

(待補充)

你可以怎麼開始

(待補充)

其他常用替代字 Alternative Keywords

  • 個人知識管理
  • 知識管理工作流程
  • 個人自學資料庫

常見問題 FAQ

Q: 你是怎麼開始設計 PKM 工作流程的？

A: 隨著組織發展，手上同時處理的專案逐漸增加，身為技術管理者，也同時不斷地學習新知，因而達到一個混亂程度的新高點。開始觀察其他人都怎麼處理跨情境、跨領域的大量資料，然後定下心來梳理自己的工作流程、定義自己的工作流程。剛一開始滿土炮的，後來發現有 PKM 這個關鍵字就一路搜尋展開，拆解各種各樣的片段與步驟後，漸漸地屬於自己的框架就浮現了出來。

簡化版大概長這樣：

graph LR; IN(Input) --> P(Process); P --> OUT(Output); class IN,OUT mermaidTier1;

加上情境 (context) 和 Inbox 之後，大概長這樣：

graph LR; C1(Context) --> T1(Input Trigger); T1 --> PP1(Pre Process); PP1 --> IN(Inbox); PP1 --> T1; IN --> PostP1(Post Process); PostP1 --> Out1(Output); PostP1 --> IN; class T1,Out1 mermaidTier1; class IN mermaidTier2;

剛開始搭配多種不同情境 (contexts) 時，會陸續開始呈現資訊爆炸狀態，讓人覺得自己失控了，但繼續嘗試梳理一套自用的 PKM 工作流程，能讓整件事情的複雜程度受到控制，且仍能維持運作。

graph LR; C1(Context #1) --> T1(Input Trigger #1); C2(Context #2) --> T2(Input Trigger #2); C3(Context #3) --> T3(Input Trigger #3); T1 --> PP1(Pre Process #1); T2 --> PP2(Pre Process #2); T3 --> PP3(Pre Process #3); PP1 --> IN(Inbox); PP1 --> T1; PP2 --> IN(Inbox); PP2 --> T2; PP3 --> IN(Inbox); PP3 --> T3; IN --> PostP1(Post Process #1); IN --> PostP2(Post Process #2); IN --> PostP3(Post Process #3); PostP1 --> Out1(Output #1); PostP1 --> IN; PostP2 --> Out2(Output #2); PostP2 --> IN; PostP3 --> Out3(Output #3); PostP3 --> IN; class T1,T2,T3,Out1,Out2,Out3 mermaidTier1; class IN mermaidTier2;

  1. 知識 - 維基百科，自由的百科全書 ↩︎

  2. What’s the difference between an annotation and a highlight? : Hypothesis ↩︎

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